Rechtliche Hinweise & Datenschutzbestimmungen
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Wetzels Tax & Finance // Expert-comptable - Steuerberater
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Unternehmensnummer : BE 0744.409.672
ITAA Nr. 50.821.633
Sitz : Rothausstrasse 53, 4731 Eynatten
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Einleitung
Als Wetzels Tax & Finance GmbH sind wir für die Verarbeitung zahlreicher Daten verantwortlich, bei denen es sich zum Teil um personenbezogene Daten handelt.
Die Kanzlei erhebt und verarbeitet die Identitäts- und Kontaktdaten, die sie vom Mandanten erhält, in Bezug auf den Mandanten selbst, seine Familienangehörigen, seine Mitarbeiter, seine Beauftragten, seine Geschäftsbeziehungen (Lieferanten oder Kunden des Mandanten) und alle anderen nützlichen Kontaktpersonen. Diese personenbezogenen Daten werden von der Kanzlei in Übereinstimmung mit dem belgischen Datenschutzrecht und den Bestimmungen der Verordnung 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr, die ab dem 25. Mai 2018 gilt (im Folgenden "Datenschutz-Grundverordnung"), verarbeitet.
Der Mandant ist für die Richtigkeit und Aktualisierung der personenbezogenen Daten, die er der Kanzlei zur Verfügung stellt, verantwortlich und verpflichtet sich, die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung in Bezug auf die Personen, deren personenbezogene Daten er übermittelt hat, sowie in Bezug auf alle möglichen personenbezogenen Daten, die er von seinen Mandanten, seinem Personal, seinen Mitarbeitern und seinen Beauftragten erhalten könnte, strikt einzuhalten.
Der Mandant bestätigt, dass er die nachstehenden Informationen zur Kenntnis genommen hat und ermächtigt die Kanzlei, die von ihm übermittelten personenbezogenen Daten im Rahmen der von der Kanzlei zu erbringenden Dienstleistungen gemäß den in dieser Datenschutzerklärung enthaltenen Bestimmungen zu verarbeiten.
1. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Der Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist die GmbH WETZELS TAX & FINANCE.
Der Sitz des Verantwortlichen befindet sich in 4731 Eynatten, Rothausstraße Nr. 53, und seine Unternehmensnummer ist BE 0744.409.672.
Der Verantwortliche ist beim „Institute for Tax Advisors and Accountants | ITAA“ unter der Zulassungsnummer 50.821.633 registriert.
Bei Fragen zum Schutz personenbezogener Daten wenden Sie sich bitte an WETZELS TAX & FINANCE per Post an die oben genannte Adresse oder per E-Mail an info@w-tf.be .
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2. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
2.1 Bei jeder Verarbeitung werden nur die Daten verarbeitet, die für die Verfolgung des jeweiligen Zwecks relevant sind. Die Verarbeitung besteht aus jeder (manuellen oder automatisierten) Operation an personenbezogenen Daten.
Diese Daten werden nur an Auftragsverarbeiter, Empfänger und/oder Dritte weitergegeben, soweit dies im Rahmen der oben genannten Zwecke für die besagte Verarbeitung erforderlich ist.
2.2 Im Allgemeinen verarbeitet die Kanzlei personenbezogene Daten für folgende Zwecke:
A. Anwendung des Gesetzes vom 18. September 2017 über die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und die Beschränkung der Verwendung von Bargeld (im Folgenden: Gesetz vom 18. September 2017).
1° In Anwendung von Artikel 26 des Gesetzes vom 18. September 2017 ist unsere Kanzlei verpflichtet, die folgenden personenbezogenen Daten über unsere Mandanten und deren Bevollmächtigte zu erheben: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort und, soweit möglich, Anschrift.
2° In Anwendung von Artikel 26 des Gesetzes vom 18. September 2017 ist unsere Kanzlei verpflichtet, die folgenden personenbezogenen Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer der Mandanten zu erheben: Name, Vorname und, soweit möglich, Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift.
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist eine gesetzliche Verpflichtung. Ohne diese Daten können wir keine Geschäftsbeziehung eingehen (Artikel 33 des Gesetzes vom 18. September 2017).
B. Verpflichtungen der Kanzlei gegenüber belgischen Behörden, ausländischen Behörden oder internationalen Institutionen aufgrund einer gesetzlichen oder reglementarischen Verpflichtung, aufgrund eines Gerichtsbeschlusses oder zur Wahrung eines berechtigten Interesses, insbesondere, aber nicht ausschließlich, wenn wir aufgrund der aktuellen und künftigen Steuer- (MwSt.-Listen, Steuerblätter...) und Sozialgesetze gezwungen sind, im Rahmen des Auftrags, mit dem wir beauftragt wurden, personenbezogene Daten zu verarbeiten.
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist eine gesetzliche Verpflichtung. Ohne diese Daten kann die Kanzlei keine Geschäftsbeziehung eingehen.
C. Ausführung des Auftragsschreibens in Bezug auf Buchführungs- und Steuerdienstleistungen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft die Daten der Mandanten selbst, ihrer Mitarbeiter, ihrer Geschäftsführer u. a. sowie anderer Personen, wie z. B. Kunden und Lieferanten, die an ihren Geschäften beteiligt sind.
Ohne die Übermittlung und Verarbeitung dieser Daten sind wir nicht in der Lage, unseren Auftrag als Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Buchhalter zu erfüllen.
D. Aktivitäten zur Direktwerbung, wie z. B. die Zusendung von Werbe- oder Verkaufsinformationen in Form von Newslettern. Der Mandant kann sich jederzeit vom Erhalt von Newslettern und anderen Mitteilungen der Kanzlei abmelden. Der Mandant kann sich abmelden, indem er eine E-Mail an folgende Adresse schickt: info@w-tf.be.
2.3 Konkret erhebt, speichert und verwendet die Kanzlei die Daten der Mandanten zu folgenden Zwecken:
- Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses mit dem Kunden ;
- Analyse, Anpassung und Verbesserung des Inhalts der Website der Kanzlei ;
- Durchführung des Auftrags ;
- dem Mandanten ermöglichen, Mitteilungen und Informationen zu erhalten;
- Beantwortung von Informationsanfragen ;
- für alle Kommunikationsaktivitäten der Kanzlei an Mandanten, die ihre Zustimmung erteilt haben ;
- um die Mandanten über Änderungen an der Kanzleiwebsite und ihren Funktionen sowie an den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu informieren ;
- für jeden anderen Zweck, dem der Mandant ausdrücklich zugestimmt hat.
2.4 Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kanzlei ist :
(i) die Einwilligung des Mandanten ;
(ii) die Erfüllung einer Anfrage des Mandanten oder die Notwendigkeit, einen mit dem Mandanten geschlossenen Vertrag zu erfüllen.
Die Kanzlei muss bestimmte Daten des Mandanten erheben, um dessen Anfragen zu beantworten. Wenn der Mandant sich dafür entscheidet, diese Daten nicht mit der Kanzlei zu teilen, kann dies die Erfüllung des Vertrags unmöglich machen.
(iii) eine gesetzliche Verpflichtung des Gewerbetreibenden, der bestimmte Daten des Mandanten erheben und speichern muss, um verschiedene gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, u. a. im Zusammenhang mit Steuern und Buchhaltung und dem Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche.
(iv) das berechtigte Interesse der Kanzlei an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Mandanten, sofern dies mit den Interessen, Freiheiten und Grundrechten des Mandanten vereinbar ist.
Die Kanzlei hat ein berechtigtes Interesse an der Interaktion mit den Mandanten, insbesondere um :
- auf ihre Anfragen zu reagieren oder den Auftrag zu verbessern,
- Missbrauch und Betrug zu verhindern, die Ordnungsmäßigkeit der Geschäfte zu überwachen, die Rechte der Kanzlei auszuüben, zu verteidigen und zu wahren, z. B. in Rechtsstreitigkeiten,
- den Beweis für eine mögliche Verletzung der Rechte der Kanzlei zu erbringen,
- Verwaltung und Verbesserung der Beziehungen zu den Mandanten,
- die Dienstleistungen der Kanzlei kontinuierlich zu verbessern.
Die Kanzlei achtet in jedem Fall auf ein angemessenes Gleichgewicht zwischen ihrem berechtigten Interesse und dem Schutz der Privatsphäre der Mandanten.
3. Welche personenbezogenen Daten und von wem?
3.1 Die Kanzlei verarbeitet personenbezogene Daten, die die betroffene Person oder ihre Angehörigen selbst bereitstellen (bereitgestellt haben).
- Identifikationsdaten wie Vor- und Nachname, Familienstand, Geburtsdatum, Adresse, Arbeitgeber, Titel, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, nationale Nummer und Unternehmensnummer ;
- Biometrische Daten (Kopie des elektronischen Personalausweises oder des Reisepasses) ;
- Bankinformationen, die für die Ausübung des Auftrags durch die Kanzlei erforderlich sind, wie Bankkontonummern, IBAN und BIC/SWIFT ;
- Rechnungsinformationen ;
- Die Kommunikation zwischen dem Mandanten und der Kanzlei ;
- Im Rahmen der Steuererklärung natürlicher Personen über Tax-on-web werden außerdem folgende Daten verarbeitet: Kinder, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft oder politischen Organisation, medizinische Daten.
- Alle anderen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um den Auftrag ausführen zu können.
3.2 Die Kanzlei verarbeitet personenbezogene Daten, die nicht von der betroffenen Person bereitgestellt wurden:
- Personenbezogene Daten, die vom Mandanten übermittelt werden und sich auf dessen Mitarbeiter, Geschäftsführer, Kunden und Lieferanten beziehen.
3.3 Die Kanzlei verarbeitet personenbezogene Daten, die nicht vom Mandanten bereitgestellt wurden :
- Personenbezogene Daten können aus öffentlichen Quellen wie der Zentralen Unternehmensdatenbank, dem Belgischen Staatsblatt und seinen Anhängen sowie der Belgischen Nationalbank (Bilanzzentrale) stammen ;
- Im Rahmen des Auftrags kann die Kanzlei bestimmte Daten auch über andere Unternehmen erheben, insbesondere aus folgenden Quellen:
- Andere Unternehmen, die unsere Dienste im Zusammenhang mit einer Angelegenheit, die Sie betrifft, in Anspruch genommen haben (z. B. als Dritte, Vertragspartner, Gesellschafter, Steuererklärung verwandte Familie usw.) ;
- Gerichte ;
- Gerichtsvollzieher oder Notare ;
- die Steuer- oder Sozialbehörden ;
- Kunden/Lieferanten...
4. Empfänger der Daten
4.1 Weitergabe an Dritte, die keine Dienstleister sind.
Die Kanzlei kann personenbezogene Daten auf Anfrage einer rechtlich zuständigen Behörde oder von sich aus weitergeben, wenn sie in gutem Glauben davon ausgeht, dass die Weitergabe dieser Informationen zur Einhaltung von Gesetzen oder Vorschriften oder zur Verteidigung und/oder zum Schutz der Rechte oder des Eigentums der Kanzlei, ihrer Mandanten, ihrer Website und/oder von Ihnen erforderlich ist.
4.2 Weitergabe an dritte Dienstleister
Die Kanzlei bedient sich dritter Dienstleister:
- Die Kanzlei nutzt eine Software für die elektronische Buchführung und deren Portal ;
- Die Kanzlei greift auf externe Mitarbeiter zurück, um bestimmte Aufgaben oder Aufträge zu erfüllen (Wirtschaftsprüfer, Notar...).
Die Kanzlei kann persönliche Informationen über ihre Mandanten an Dritte weitergeben, sofern diese Informationen für die Erfüllung eines Vertrags mit ihren Mandanten erforderlich sind. In diesem Fall werden diese Dritten diese Informationen nicht an andere Dritte weitergeben, es sei denn, es liegt eine der beiden folgenden Situationen vor:
- Die Weitergabe dieser Informationen durch diese Dritten an ihre Lieferanten oder Subunternehmer ist für die Erfüllung des Vertrags erforderlich ;
- wenn diese Dritten aufgrund der geltenden Vorschriften verpflichtet sind, bestimmte Informationen oder Dokumente an die für die Bekämpfung der Geldwäsche zuständigen Behörden sowie generell an jede zuständige öffentliche Behörde weiterzugeben.
Die Weitergabe dieser Informationen an die oben genannten Personen muss sich unter allen Umständen auf das beschränken, was nach den geltenden Vorschriften unbedingt notwendig oder erforderlich ist.
4.3 Übertragung in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Die Kanzlei übermittelt Daten nur dann in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, wenn dieses Land ein angemessenes Schutzniveau im Sinne der geltenden Rechtsvorschriften und insbesondere im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung gewährleistet, oder im Rahmen der nach den geltenden Rechtsvorschriften zulässigen Grenzen, z. B. indem es den Datenschutz durch geeignete vertragliche Bestimmungen sicherstellt.
5. Sicherheitsmaßnahmen
Die Kanzlei hat geeignete organisatorische und technische Maßnahmen sowohl für die Erhebung als auch für die Aufbewahrung der Daten ergriffen, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten und um so weit wie möglich zu verhindern, dass :
- den unbefugten Zugriff auf diese Daten oder ihre unbefugte Änderung ;
- die unangemessene Verwendung oder Offenlegung dieser Daten ;
- die rechtswidrige Zerstörung oder den versehentlichen Verlust dieser Daten.
Diese Verfahren gelten auch für alle Subunternehmer, die von der Kanzlei beauftragt werden.
In dieser Hinsicht unterliegen die Angestellten, Partner oder Mitarbeiter der Kanzlei, die Zugang zu diesen Daten haben, einer strengen Geheimhaltungspflicht.
Die Kanzlei kann jedoch nicht haftbar gemacht werden, wenn diese Daten trotz der ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen von einem Dritten gestohlen oder missbraucht werden.
6. Dauer der Speicherung
6.1 Personenbezogene Daten, die nach dem Gesetz vom 18. September 2017 (siehe Punkt 2.2A) von der Kanzlei aufbewahrt werden müssen.
Hiervon betroffen sind die Identifikationsdaten und die Kopie der Nachweise über Mandanten, interne und externe Bevollmächtigte sowie die wirtschaftlichen Eigentümer der Mandanten.
Gemäß den Artikeln 60 und 62 des Gesetzes vom 18. September 2017 werden diese personenbezogenen Daten höchstens zehn Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder einer gelegentlichen Transaktion mit dem Kunden aufbewahrt.
6.2 Sonstige personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten, die oben nicht genannt sind, werden nur so lange aufbewahrt, wie dies in den einschlägigen Rechtsvorschriften wie dem Rechnungslegungs-, Steuer- und Sozialrecht vorgesehen ist, außer im Falle personenbezogener Daten, die die Kanzlei aufgrund besonderer Rechtsvorschriften länger aufbewahren muss, oder im Falle eines anhängigen Rechtsstreits, für den die personenbezogenen Daten erforderlich sind.
6.3 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn, eine andere geltende Rechtsvorschrift sieht eine längere Aufbewahrungsfrist vor.
7. Rechte auf Zugang, Berichtigung, Recht auf Vergessenwerden, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Nicht-Profilierung und Meldung von Sicherheitsverletzungen.
7.1 Gemäß den Vorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten hat der Kunde die folgenden Rechte, vorbehaltlich des in Artikel 7.2 genannten Sonderfalls:
- Recht, über die Zwecke der Verarbeitung und die Identität des für die Verarbeitung Verantwortlichen informiert zu werden;
- Recht auf Auskunft: Der Kunde hat das Recht, jederzeit zu erfahren, ob seine Daten gesammelt wurden, wie lange sie gesammelt wurden und zu welchem Zweck sie gesammelt wurden;
- Recht auf Widerspruch: Der Mandant kann jederzeit gegen die Verwendung seiner Daten durch die Kanzlei Widerspruch einlegen;
- Recht auf Berichtigung: Der Mandant hat das Recht, jederzeit auf Antrag die Berichtigung oder Vervollständigung seiner falschen oder unvollständigen Daten zu verlangen;
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Der Mandant kann verlangen, dass die Verarbeitung seiner Daten eingeschränkt wird. Das bedeutet, dass die betreffenden Daten im Computersystem der Kanzlei "markiert" werden müssen und für eine bestimmte Zeit nicht mehr verwendet werden dürfen ;
- Recht auf Löschung von Daten (Recht auf Vergessenwerden): Vorbehaltlich der gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen hat der Mandant das Recht zu verlangen, dass seine Daten gelöscht werden. mit Ausnahme der Daten, zu deren Aufbewahrung die Kanzlei gesetzlich verpflichtet ist ;
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Der Mandant kann verlangen, dass ihm seine Daten in einem "'strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format'" übermittelt werden, und er kann auch verlangen, dass die Kanzlei diese Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen weiterleitet ;
- Beschwerderecht: Der Mandant kann bei der Datenschutzbehörde eine Beschwerde einreichen.
Zur Durchsetzung Ihrer Rechte können Sie stets einen schriftlichen Antrag zusammen mit einer Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses an den für die Verarbeitung Verantwortlichen (oder den DSB) richten, und zwar per E-Mail: info@w-tf.be oder auf dem normalen Postweg.
7.2 Personenbezogene Daten, die die Kanzlei gemäß dem Gesetz vom 18. September 2017 aufbewahren muss.
Hiervon betroffen sind die personenbezogenen Daten der Mandanten, der Bevollmächtigten und der wirtschaftlichen Eigentümer der Mandanten.
In diesem Zusammenhang müssen wir Ihre Aufmerksamkeit auf Artikel 65 des Gesetzes vom 18. September 2017 lenken:
"Art. 65. Die von der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesem Gesetz betroffene Person hat kein Recht auf Zugang und Berichtigung ihrer Daten, kein Recht auf Vergessenwerden, auf Übertragbarkeit dieser Daten oder auf Einspruch, kein Recht, kein Profiling zu erhalten oder über Sicherheitslücken benachrichtigt zu werden.
Das Recht der betroffenen Person auf Zugang zu den sie betreffenden personenbezogenen Daten wird gemäß Artikel 13 des oben genannten Gesetzes vom 8. Dezember 1992 indirekt bei der durch Artikel 23 des genannten Gesetzes eingerichteten Kommission für den Schutz des Privatlebens ausgeübt.
Der Ausschuss für den Schutz des Privatlebens teilt dem Antragsteller lediglich mit, dass die erforderlichen Überprüfungen vorgenommen wurden und welches Ergebnis sie hinsichtlich der Rechtmäßigkeit der betreffenden Verarbeitung erbracht haben.
Diese Daten können dem Antragsteller mitgeteilt werden, wenn der Ausschuss für den Schutz des Privatlebens in Absprache mit der CTIF und nach Stellungnahme des für die Verarbeitung Verantwortlichen einerseits feststellt, dass ihre Mitteilung weder das Vorliegen einer Verdachtsmeldung nach Artikel 47 und 54 aufdecken kann, der daraufhin ergriffenen Maßnahmen oder der Ausübung des Rechts der CTIF, zusätzliche Informationen gemäß Artikel 81 anzufordern, noch den Zweck der Bekämpfung des BC/FT in Frage stellen, und andererseits, dass die betreffenden Daten den Antragsteller betreffen und von den unterworfenen Einrichtungen, der CTIF oder den Kontrollbehörden zum Zweck der Anwendung dieses Gesetzes aufbewahrt werden. "
Für die Durchsetzung Ihrer Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten müssen Sie sich daher an die Datenschutzbehörde wenden (siehe Punkt 8).
8. Beschwerden
Sie können eine Beschwerde über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch unsere Kanzlei bei der Datenschutzbehörde einreichen :
Datenschutzbehörde
Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel.
+32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35.
URL: https://www.privacycommission.be/
9. Aktualisierungen und Änderungen der Datenschutzerklärung
Durch Benachrichtigung der Mandanten über die Website der Kanzlei oder per E-Mail kann die Kanzlei die Datenschutzerklärung ändern und anpassen, insbesondere um neuen anwendbaren Gesetzen und/oder Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, den Empfehlungen der belgischen Datenschutzbehörde, den Leitlinien, Empfehlungen und bewährten Verfahren des Europäischen Datenschutzausschusses und den Entscheidungen von Gerichten zu diesem Thema zu entsprechen.
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